Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Riktlinjernas omfattning och tillämplighet

Dessa riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare omfattar ersättning till styrelseledamöter, verkställande direktör och vice verkställande direktör samt andra personer i koncernledningsgruppen (Group Management Team). Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och på förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman 2020. Riktlinjerna gäller till dess att bolagsstämma beslutar att anta nya riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman, t.ex. ersättning till styrelsen och LTI, vilka beslutas separat av bolagsstämman.

Styrelsen ska ha rätt att tillfälligt frångå, helt eller delvis, riktlinjerna om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen och hållbarhet eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Om sådana avvikelser sker ska detta redovisas i ersättningsrapporten inför närmast följande årsstämma. Som anges nedan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar eventuella frågor om avsteg från riktlinjerna.

Riktlinjernas främjande av bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

Styrelsen bedömer att en förutsättning för en framgångsrik implementering av bolagets affärsstrategi och tillvaratagandet av bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, är att bolaget kan rekrytera och behålla ledande befattningshavare med kompetens och kapacitet för att nå uppställda mål. För detta krävs att bolaget kan erbjuda konkurrenskraftig totalersättning som motiverar ledande befattningshavare att göra sitt yttersta. Rörlig kontant ersättning som omfattas av dessa riktlinjer ska vara baserad på kriterier som syftar till att främja bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, och där uppfyllandet av kriterierna fastställts genom den metod som anges nedan. För en beskrivning av bolagets strategi, se sida Strategi och mal.

Formerna av ersättning m.m.

Ersättningen till ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig. Ersättningen kan utgöras av grundlön, rörlig ersättning, pension samt vissa övriga förmåner. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om aktie- eller aktiekursrelaterade ersättningar.

Fast grundlön

Fast grundlön för ledande befattningshavare omprövas årligen samt i enlighet med lokal praxis. Den fasta grundlönen utgör 60 - 80 procent av den totala ersättningen exklusive LTI och under antagande av 50-procentigt utfall av STI.

Kontant kortsiktigt incitamentsprogram (Short-term incentive, STI)

Det kortsiktiga incitamentsprogrammet ska syfta till att förstärka individens prestation och beteenden – finansiellt och operationellt – samt att inrikta individens prestation mot bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet.

De viktigaste nyckelkriterierna för ledande befattningshavare är främst finansiella, dvs. EBITA i lokal valuta, rörelsekapital (Net Working Capital, NWC) i EUR och Säkerhet mätt som långsiktig skadefrekvens (Long-Term Injury Frequency Rate, LTIF). En mindre del av vissa ledande befattningshavares nyckelkriterier kan vara diskretionära under särskilda omständigheter.

Det lägsta finansiella resultatet för bolaget som medför någon STI-utbetalning definieras av styrelsen som en resultatnivå avseende EBITA. Denna nivå är satt för att garantera en lägsta vinstnivå för bolaget innan någon STI-utbetalning görs.

De kortsiktiga incitamenten kan uppgå till högst 80 procent av den fasta grundlönen för VD och 60 procent för övriga ledande befattningshavare. Vid fullt utfall kan de kortsiktiga incitamenten uppgå till högst 45 procent av den totala ersättningen till VD och högst 40 procent för övriga ledande befattningshavare.

Om inte annat följer av tvingande lag eller tillämpliga kollektivavtalsbestämmelser ska den rörliga ersättningen inte grunda rätt till pensionsförmåner.

Eventuell utbetalning av ersättningen ska ske i samband med den löneutbetalning som infaller fyra månader efter slutet av kvalifikationsperioden. Bolaget har inte möjlighet att återkräva utbetald ersättning.

I särskilda fall, till exempel i förhållande till potentiella avyttringar, M&A eller specifika projekt, kan Eltel erbjuda kontantbonusar som är villkorade av framgången för den specifika transaktionen eller projektet.

Långsiktigt incitamentsprogram (Long-term incentive, LTI)

Ledande befattningshavare kan erbjudas aktie- eller aktiekursrelaterade ersättningar. LTI ska syfta till att förbättra deltagarnas engagemang för bolagets utveckling och ska implementeras på marknadsmässiga villkor. Aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram ska beslutas av bolagsstämman och omfattas därför inte av dessa riktlinjer.

Övriga förmåner

Pensionsförmåner

De pensionsförmåner som erbjuds ledande befattningshavare är främst avgiftsbestämda och i enlighet med lokal praxis. Pensionsförmånerna är generellt finansierade genom betalningar till försäkringsbolag eller förvaltaradministrerade fonder.

Förmånsbil m.m.

Ledande befattningshavare har rätt till förmånsbil och övriga förmåner (såsom friskvårdsbidrag, personlig hälsa, lunchutrymmen, sjuk- och sjukvårdsförsäkring m.m.) i enlighet med lokala regler, föreskrifter och praxis i respektive land.

Övriga förmåner utgör 4-14 procent av den totala ersättningen exklusive LTI och under antagande av 50-procentigt utfall av STI.

Uppsägningstid och avgångsvederlag

Ledande befattningshavares anställnings- eller uppdragsavtal ska gälla tillsvidare eller för viss tid.

För VD gäller vid uppsägning från bolagets sida tolv månaders uppsägningstid och vid uppsägning från VD:s sida tolv månaders uppsägningstid. Vid uppsägning från bolagets sida är VD berättigad till avgångsvederlag motsvarande tolv månaders fast grundlön, vilken ska betalas i en engångssumma. Det totala beloppet för lön och avgångsvederlag för VD får inte överstiga ett belopp motsvarande två års fast grundlön.

För de övriga ledande befattningshavarna gäller vid uppsägning från bolagets sida tolv månaders uppsägningstid och vid uppsägning från den ledande befattningshavarens sida sex månaders uppsägningstid. Ingen ledande befattningshavare utöver VD är berättigade till avgångsvederlag.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats. Uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har inhämtats och utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocessen

Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer när det uppkommer behov av väsentliga ändringar av riktlinjerna, dock minst vart fjärde år. Styrelsens förslag bereds av styrelsens ersättningsutskott. Styrelsens ordförande kan vara ordförande i ersättningsutskottet. I syfte att hantera intressekonflikter ska övriga bolagsstämmovalda ledamöter som ingår i ersättningsutskottet vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

Ersättningsutskottet ska bl.a. följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som årsstämman har beslutat om. När ersättningsutskottet berett förslaget förs det till styrelsen för beslut. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.

Om stämman inte beslutar anta riktlinjer med anledning av ett förslag till sådana, ska styrelsen senast inför nästa årsstämma lämna ett nytt förslag. I sådana fall ska ersättning utbetalas i enlighet med de riktlinjer som gäller sedan tidigare eller, om sådana inte finns, i enlighet med bolagets praxis.

I beredningen av ersättningsrelaterade frågor används när så bedöms nödvändigt extern rådgivning.

Översyn av riktlinjerna

En översyn av de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som antogs av årsstämman 2019 har gjorts i anledning av de ändringar av aktiebolagslagen som trädde i kraft den 10 juni 2019. De föreslagna förändringarna enligt detta förslag förväntas inte medföra någon betydande förändring av den ersättning som utbetalats med tillämpning av riktlinjerna som antogs av årsstämman 2019.

Ersättning till styrelsen

Årsstämman 2023 beslutade att ersättning till styrelseledamöterna ska uppgå till totalt 358 600 euro och fördelas enligt följande:

• 110 500 euro till styrelsens ordförande,
• 36 500 euro till envar av övriga styrelseledamöter, samt
• 16 400 euro till ordföranden i revisionsutskottet och 8 200 euro till envar av övriga ledamöter i av styrelsen tillsatta utskott.

Arvode till revisorerna ska utgå enligt godkänd räkning inom ramen för offert.